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IT System Expert - Administration Miltary IT Services (m/w/d)

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Datenschutzerklärung zum Bewerbungsverfahren (Informationen gemäß Art. 13 DS-GVO)

Der BWI ist es wichtig, einen höchstmöglichen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung verarbeitet werden, sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe und Manipulation geschützt.Die BWI hat externe Dienstleister für die Verarbeitung der eingehenden Bewerbungen eingeschaltet und diese im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO vertraglich gebunden.

1. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten innerhalb der BWI erfolgt für den Zweck der Bewerbungsabwicklung und der Bewerberauswahl auf der Grundlage der Art. 88 DS-GVO und § 26 BDSG („Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses“) und auf der Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DS-GVO mit den in den Punkten 5 und 11 genannten externen Dienstleistern. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten innerhalb der BWI erfolgt für den Zweck des Bewerberpoolings auf der Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a. DS-GVO (Einwilligung).

2. Welchen Zweck hat unsere Datenerhebung und Verarbeitung?
Ihre im Zuge der Bewerbung eingegebenen personenbezogenen Daten werden von uns und den in den Punkten 5 und 11 genannten externen Dienstleistern ausschließlich zum Zweck der Bewerbungsabwicklung und der Bewerberauswahl erhoben und anschließend weiter verarbeitet. Im Falle des Poolings ist der Zweck der Datenverarbeitung, Ihre Bewerbungsunterlagen für zukünftig in Frage kommende Stellen zur Verfügung zu haben.

3. Welche Informationen werden von uns erfasst?
Während des Bewerbungsprozesses müssen Sie bestimmte personenbezogene Daten und Informationen an uns übermitteln. Im Bewerbungsformular werden insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen verarbeitet:

  • Vor- und Nachname,
  • Adresse,
  • Geburtsdatum,
  • E-Mail-Adresse,
  • Telefonnummer.

Darüber hinaus bitten wir Sie, uns weitere Unterlagen mit personenbezogenen Daten zu übermitteln (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse). In Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltene Informationen werden automatisch ausgelesen und in unserem Bewerbermanagementsystem erfasst (berufliche und akademische Hintergrundinformationen, Arbeits- und Gehaltsvorstellungen). Dies gilt auch für Dokumente, die Sie uns per E-Mail gesendet haben.Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen persönlich oder auf dem Postweg übermitteln, digitalisieren wir diese zunächst und erfassen sie anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanagementsystem. Die Originalunterlagen senden wir Ihnen schnellstmöglich wieder zurück. Bitte beachten Sie, dass für unsere Ausbildungsplätze und unser duales Studium zusätzlich die Ergebnisse eines Online Assessments erfasst und gespeichert werden (siehe Punkt 11).

4. Unzulässige Inhalte
Sie sind allein für den Inhalt der übermittelten Informationen verantwortlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns keine Dateianhänge mit Viren oder Würmern zusenden. Auch, wenn besondere Arten von Informationen im Einzelfall gesetzlich erforderlich sein können, sollten von Ihnen übermittelte Daten in der Regel Folgendes nicht enthalten:

  • Informationen über eventuelle Krankheiten, Behinderungen oder Schwangerschaft,
  • Informationen über ethnische Herkunft oder Rasse,
  • Politische, religiöse oder philosophische Überzeugungen, sowie Ihre sexuelle Ausrichtung,
  • Gewerkschaftszugehörigkeit,
  • Diffamierende oder entwürdigende Informationen,
  • Informationen, die in keinem konkreten Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung oder Eignung für die Tätigkeit und deren Anforderungen stehen.

Die Informationen, die Sie uns übermitteln, müssen der Wahrheit entsprechen, dürfen keine Rechte Dritter oder öffentlich-rechtliche Vorschriften verletzen. Beachten Sie bitte auch, dass Sie uns gegen sämtliche Forderungen schadlos halten, die uns aufgrund von Informationen mit unzulässigen Inhalten entstehen und die uns von Ihnen übermittelt wurden.

5. Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten (BWI, externe Dienstleister)?
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die BWI GmbH.
Das Bewerberportal wird im Auftrag der BWI GmbH von der „concludis GmbH“ in der Frankfurter Straße 561, 51145 Köln betrieben und die Webseite auf einem dedicated Server der „Hetzner Online AG“, Stuttgarter Straße 1, 91710 Gunzenhausen gehostet.
Die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten findet daher auch durch diese Firmen statt, mit denen seitens des Verantwortlichen Auftragsverarbeitungen vertraglich vereinbart wurden (Art. 28 DS-GVO). Ihre Bewerbungsdaten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die mit dem Bewerbungsverfahren befasst sind. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Im Rahmen Ihrer Bewerbung werden Ihre personenbezogenen Daten nicht nur im Hinblick auf die von Ihnen angegebene Stelle verwendet, sondern auch bis zu einem Zeitraum von 180 Tagen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses bei der BWI für andere möglicherweise passende Stellen. Nach Abschluss des ursprünglichen Bewerbungsverfahrens werden Personen möglicherweise in unseren Bewerberpool (nachfolgend Pooling genannt) eingeladen. Bevor die Unterlagen im Pool für 360 Tage gespeichert werden, ist Ihrerseits ein Formular auszufüllen und Ihre ausdrückliche Einwilligung zu erteilen.

6. Bereitstellung von personenbezogenen Daten und automatisierte Entscheidungsfindung
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten. Die Bereitstellung der Bewerbungsunterlagen ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie des Poolings und eines etwaig späteren Arbeitsvertragsabschlusses erforderlich. Bei Nichtbereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten können die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und eine Berücksichtigung für weitere zukünftige Stellen nicht erfolgen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DS-GVO findet nicht statt.

7. Ihre Betroffenenrechte gemäß DS-GVO
Als Betroffenenrechte gemäß Art. 12 ff. DS-GVO kommen für Sie folgende Rechte in Betracht, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind:

a.      Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
Sie haben ein Auskunftsrecht hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden. Es ist hilfreich, wenn Sie dann präzisieren, auf welche Information oder welche Verarbeitungsvorgänge sich Ihr Auskunftsersuchen bezieht (siehe Erwägungsgrund 63 zur DS-GVO).

b.      Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn sie unrichtig sind (die einzelnen Voraussetzungen sind in Art. 16 DS-GVO geregelt).

Nach den in Art. 17 Abs. 1 DS-GVO beschriebenen Gründen haben Sie das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden von der BWI nur so lange wie notwendig gespeichert, wobei wir uns nach allen relevanten gesetzlichen Anforderungen richten. Ihr Profil inklusive aller Daten wird spätestens 180 Tage nach Abschluss des Bewerbungsprozesses automatisch gelöscht, sofern Sie sich nicht vor Ablauf dieser Frist auf eine weitere vakante Stelle bewerben oder Sie einer längeren Speicherung, bspw. im Rahmen eines Poolings (360 Tage), ausdrücklich zustimmen. Wir sind allerdings nicht dazu verpflichtet Ihre Daten aufzuheben und können diese jederzeit ganz oder teilweise ohne Angabe von Gründen löschen.

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn die in Art. 18 Abs. 1 DS-GVO aufgezählten Voraussetzungen vorliegen.

c.      Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, nach den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

d.      Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)
Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten nach den Voraussetzungen des Art. 21 DS-GVO insbesondere jederzeit widersprechen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (zur Wahrung berechtigter Interessen der BWI) erfolgt ist.

e.      Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d DS-GVO)
Gemäß Art. 77 Abs. 1 DS-GVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.

Die für die BWI zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Husarenstraße 30
53117 Bonn

Telefon: +49 (0)228-997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

Wenn Sie Ihre Betroffenenrechte wahrnehmen wollen, wenden Sie sich bitte an: bewerbung@bwi.de, an die Ansprechpartner im Recruiting oder an den Datenschutzkoordinator HR (siehe unten, Punkt 11. bzw. 12.). Schriftlich erreichen Sie uns unter: BWI GmbH, HR Recruiting, Karl-Legien-Straße 192, 53117 Bonn.

8. Wie sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir treffen geeignete Vorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten und um Missbrauch zu verhindern. Dabei werden die Daten nach aktuellen Standards verschlüsselt und weitere Maßnahmen und Lösungen wie Firewalls und Hacker-Abwehr-Programme eingesetzt. Bitte beachten Sie, dass auf unseren Seiten die Technologie JavaScript™ zum Einsatz kommt. Mit den von der BWI beauftragten Dienstleistern sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in den entsprechenden Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO vereinbart.

9. Was passiert bei Änderungen des Service oder Servicestörungen?
Störungen, Unterbrechungen oder einen etwaigen Ausfall des Online-Angebots können wir leider nicht ausschließen. Die Server werden zwar regelmäßig sorgfältig gesichert, aber wir empfehlen Ihnen sich von allen Daten, die Sie an uns übermitteln, eine Sicherheitskopie anzufertigen. Da wir uns vorbehalten, diesen Service jederzeit zu ändern, zu erweitern, zu beschränken oder gänzlich einzustellen, haften wir nicht für gelöschte Daten oder Datenverluste.

10. Was passiert, wenn die Datenschutzrichtlinien sich ändern?
Wir sind berechtigt, diese Information jederzeit und ohne vorherige Mitteilung teilweise zu aktualisieren oder zu ändern. Das bestehende Datenschutzniveau wird dabei jedoch in jedem Fall beibehalten. Bei Änderungen und/oder Aktualisierungen der Datenschutzbestimmungen – mit Ausnahme von rein redaktionellen Überarbeitungen - werden Sie per E-Mail über Ihre hinterlegte E-Mailadresse informiert. Prüfen Sie die modifizierte Erklärung, um Änderungen oder Aktualisierungen und etwaige Folgen für Sie zur Kenntnis zu nehmen.

11. Zusatzinformation für Ausbildungsprozesse und das duale Studium
Im Rahmen der Auswahl von Auszubildenden setzt die BWI eignungsdiagnostische Methoden ein. Der Name der eignungsdiagnostischen Methode ist: Azubi Online Assessment cut-e. Das Online-Assessment wird im Auftrag der BWI GmbH von der „Aon Assessment GmbH“ in Großer Burstah 18-32, 20457 Hamburg betrieben und die Webseite auf einem dedicated Server der „Plusserver GmbH“, Hohenzollernring 72, 50672 Köln gehostet.
Die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten findet daher auch durch diese Firmen statt, mit denen seitens des Verantwortlichen Auftragsdatenverarbeitungen vertraglich vereinbart wurden (Art. 28 DS-GVO). Wesentliche Bestandteile der eignungsdiagnostischen Methode für die BWI sind folgende Inhalte mit folgendem Ablauf/Verfahren:

  1. Shapes Basics (Persönlichkeitstest)
  2. Kognitive Leistungsfähigkeit
    1. Scales numerical (admin)/compact – numerisches Schlussfolgern
    2. Scales verbal (admin)/compact – verbales Schlussfolgern
    3. Scales mtu – mechanisch-technisches Verständnis
    4. Scales lst -deduktiv-logisches Denken

Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet:

  • Technische Informationen (z. B. öffentliche IP-Adresse, Uhrzeit und Datum des Zugriffs, Browseraktivitäten, Browsereinstellungen und Anmelde-ID-Daten. Dies wird ausschließlich zu Sicherheitszwecken verwendet, nämlich Authentifizierung und Eingabesteuerung)
  • Assessment-Informationen (z. B. Ihre Antworten, Testdauer)

Verantwortlicher Ansprechpartner:

Dirk Bickel
CRO HR StD Recruiting
Karl-Legien-Straße 192, 53117 Bonn
E-Mail: bewerbung@bwi.de
Tel:+49 (0)2225-988-5000

Die ermittelten Ergebnisse werden vertraulich behandelt und ausschließlich zu Zwecken der Bewerbungsabwicklung und der Bewerberauswahl verwendet. Nur bei zugesagten Bewerbern werden die Ergebnisse für 4 Jahre in einem gesonderten, zugriffsgeschützten Folder der elektronischen Personalakte abgelegt, auf den nur für die eignungsdiagnostische Methode verantwortliche Mitarbeiter Zugriff haben. Die papierhaften Bewertungsunterlagen werden nach Eintrag der relevanten Ergebnisse in der Personalakte datenschutzkonform entsorgt. Bei abgelehnten Bewerbern werden die Ergebnisse 180 Tage nach Zugang der Absage gelöscht. Alle an der Methode Beteiligten werden schriftlich dazu verpflichtet, die gemachten Beobachtungen, Bewertungen und Erfahrungen nicht an Dritte weiter zu geben, es sei denn, der Unterzeichner erteilt vorher seine ausdrückliche Einwilligung zur Datenweitergabe.

12. Ansprechpartner innerhalb der BWI
Ansprechpartner im Recruiting:
Dirk Bickel (dirk.bickel@bwi.de) und Darina Bergen (darina.bergen@bwi.de)

Ansprechpartner im Datenschutz:
Die Datenschutzfachkraft im Bereich HR:
Dr. Bernd Pilgram (bernd.pilgram@bwi.de)

Datenschutzbeauftragte:
Christian Wrede, Burkhard Kirschenberger, Roland Bernreuther (bwi.fp.datenschutzbeauftragter@bwi.de)

www.bwi.de/datenschutz